Les politiques générales de Naya Austral.

Version à date du 22/02/2022

1. Politique générale

Naya Austral est une petite société. Elle doit gagner et maintenir la confiance de ses clients. Elle cherche donc à se développer en s’engageant dans toute action pouvant satisfaire les besoins de ses clients sans perturber durablement les actions déjà en place.

La taille de la société lui apporte souplesse et réactivité mais aussi fragilité et disponibilité limitée. Elle doit donc faire des choix. Pour cela, elle a décidé :

• De définir un ensemble de politiques,
• De s’appuyer sur un système de management de la qualité,
• De découper ses différentes activités en processus
• Et de procéder annuellement à des analyses des risques, des opportunités, des faiblesses et des forces

2. Satisfaction client et Pérennité

La société Naya Austral œuvre sur un territoire insulaire, avec un nombre limité de prospects ; elle doit donc satisfaire ses clients.

La satisfaction des clients ne peut être satisfaite que si on connaît réellement leurs besoins et si on a un retour sur celle-ci. Ces deux points s’appuient sur une relation de confiance.

La société Naya Austral cherchera donc à développer la confiance que les clients ont envers elle et à essayer de mesurer cette confiance autant que leur satisfaction.

3. Compétences

La société Naya Austral s’engage à maintenir et à développer les compétences de ses ressources humaines pour la bonne marche de ses activités actuelles et futures.

Pour cela, elle s’appuie entres autres sur une veille active, principalement techniques ou technologiques mais aussi règlementaire ou normative.

Naya Austral fait prévaloir les savoirs, savoir-être et savoir-faire sur les diplômes.

4. Cohérence

Le développement de la société Naya Austral se fait par une optimisation (amélioration de l’efficience) ou une augmentation des ressources. La société Naya Austral travaille donc à la mise en place d’un système de management de la qualité piloté par processus avec des indicateurs mis en place pour contrôler le bon développement des processus et leur capacité à répondre aux objectifs fixés.

Des analyses faites régulièrement, comme l’analyse annuelle SWOT de la société, permettent de cerner les éventuelles incohérences et les risques qui en découlent.

Toutefois, la société s’autorise à développer de nouvelles activités dès lors que les autres activités n’en sont pas mises à mal et qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêt.

5. Informatique

L’informatique est au cœur de beaucoup de processus, c’est un des éléments les plus sensibles pour la société Naya Austral, c’est pourquoi elle définit une politique spécifique à l’informatique. Cette politique consiste à garantir la sécurité et la confidentialité des données mais aussi leur disponibilité, tout comme celle des outils informatiques. Aussi, le laboratoire a fait les choix suivants :

• Travailler sur un cloud ;
• Assurer la disponibilité des données sur les ordinateurs de la société ;
• Protéger son système informatique avec un antivirus ;
• Exploiter le site internet de Naya Austral ;
• Respecter la confidentialité des données au sein du site internet par un accès sécurisé aux membres.

6. Qualité

Le système de gestion de la qualité est le principal outil de gestion de la société Naya Austral. Développé sur huit processus, il définit les outils, en garantit la bonne utilisation et met en place des indicateurs de performance tout en permettant d’évoluer.

Toutefois, il n’est pas adapté à toutes les activités de la société, à l’instar des activités en gestation ou des activités « one shoot ». La société Naya Austral s’accorde donc de travailler en dehors de son système de management de la qualité pour de rares activités et cherchera ensuite à les intégrer dans le système qualité, dès lors qu’elles deviennent pérennes ou qu’elles se structurent.

Ainsi le périmètre du système de management de la qualité de la société Naya Austral est en perpétuelle évolution. Il est défini dans l’enregistrement NA-QUAL-EN03.

Le processus Qualité du processus Stratégie a pour principal objectif de définir les outils du système de management de la qualité et de veiller à sa bonne correspondance avec les objectifs de la société.

La société Naya Austral est amenée à évoluer, d’autant plus qu’elle est toute jeune. Pour cela, elle s’appuie sur le principe de l’amélioration continue qu’elle applique sur chacun de ses processus en les analysant, avec un regard particulier sur les risques inhérents aux activités de ceux-ci et en remontant leurs indicateurs lors des prises de décision, comme la revue de direction. L’efficience des processus et des moyens de productions comme d’analyse est au cœur de l’amélioration continue mise en place par la société Naya Austral, avec entres autres l’exploitation de logiciels et autres bases de données.

Bien que chaque processus gère ses propres analyses, le processus qualité synthétise les indicateurs afin de donner une vision globale des activités de la société. Le processus qualité a la charge aussi de structurer l’ensemble des processus.

7. Confidentialité

La confidentialité des données est sensible, puisqu’elle est notre richesse mais aussi celle de nos clients. Nous nous devons d’en garantir la non diffusion et la sécurité. En effet, nous sommes conscients que la confiance de nos clients est un facteur fort de développement de la société.

D’une part, Naya Austral protège l’ensemble de ses outils informatique et de communication par mot de passe.

D’autre part, Naya Austral sensibilise l’ensemble du personnel à la confidentialité des données, par des échanges sur le caractère confidentiel d’une donnée mais aussi sur les enjeux de l’information, sur la confiance entre personnes et entre organismes et sur les risques liés à la confidentialité.

8. Impartialité

La société Naya Austral est amenée à donner des résultats qui peuvent parfois avoir un impact sur les activités des clients (déclaration de non-conformité, …) mais aussi sur la santé ou la sécurité des personnes (contrôle sécuritaire des centrifugeuses, …). Il faut alors, d’une part, expliquer au client ce qu’il en est et, d’autre part, l’aider dans sa recherche de solutions, en proposant par exemple de procéder à un contrôle de la solution envisagée dès lors qu’elle sera mise en œuvre.

La société Naya Austral est aussi confronté à un risque de partialité lors de la demande du client. Naya Austral travaille sur le long terme, elle s’efforce donc de réfléchir avant toute décision hâtive et de prendre en considération sa répercussion à long terme.

Le personnel est donc sensibilisé à la nécessité, pour la pérennité de la société, des respects des politiques de la société.

9. Exigences et Accréditations

La métrologie est une affaire de références et de définitions, aussi Naya Austral respecte les principes et exigences érigés dans les normes, pour prévenir des facteurs d’influence et des risques potentiels.

Naya Austral utilise les audits annuels comme axe d’amélioration de son système de management de la qualité. Elle en planifie donc l’échantillonnage pour consolider les activités clés et étendre petit-à-petit le degré d’exigence à l’ensemble des activités.

Un des objectifs de la société Naya Austral est d’avoir une reconnaissance de ses compétences en métrologie, elle doit donc travailler, pour autant d’activités que possible, comme si elle était accréditée selon la norme NF EN ISO 17025:2017, en attendant de l’être dans certains domaines.

En effet, il a été décidé d’étaler dans le temps les demandes d’accréditations en fonction des risques, opportunités, forces et faiblesses de la société.

Aussi, en un premier temps, les efforts seront concentrés sur deux domaines : étalonnages en température et essais d’enceintes thermostatiques.

Naya Austral est enregistré en tant qu’organisme de formation et elle a entrepris, en ce début d’année 2022, les démarches pour être certifiée QUALIOPI.

10. Activités non accréditées et non certifiées

A ce jour, aucune activité de Naya Austral n’est couverte par une accréditation, ni par une certification. Toutefois, certaines activités suivent le système de management de la qualité, alors que d’autres ne le suivent pas (encore).

Naya Austral s’engage, pour l’ensemble des activités non accrédités ou non incluses dans le périmètre du système de management de la qualité, à respecter les normes en vigueur et à pousser ses analyses comme si elle l’était.

Des documents peuvent être rédigés au fur et à mesure de l’avancée de l’activité.

Le processus Ingénierie a entre autres la charge de formaliser ces activités.

11. Conditions générales de vente

Profitant de la création du site www.naya-austral.re, des conditions générales de vente ont été mises en place. Celles-ci concernent l’ensemble des prestations de services et des ventes de marchandises.